Alles start met het budget dat voor handen is. Wanneer men op zoek gaat naar bedrijfsvastgoed te huur of te koop, is een eerste vraag die zich stelt het beschikbare budget. Zoals in elk financieel proces vormt dit de eerste belangrijke bepalende factor. Maar het proces voor het huren van kantoren is dan nog maar van start gegaan en omvat nog verschillende fases. Wij geven u alvast een overzicht als leidraad.
Omschrijven van de wensen en noden van uw bedrijf
Een tweede belangrijke factor bij het huren van kantoren zijn de wensen en noden van uw bedrijf. Verschillende eigenschappen worden hierbij in rekening gebracht. Denk hierbij aan volgende zaken: wat is de meest geschikte locatie voor mijn bedrijf, de nodige omvang en ruimte van het bedrijfsvastgoed, alsook de eventuele uitbreidingsmogelijkheden, welk type gebouw sluit aan bij het bedrijfsimago, de gewenste faciliteiten en voorzieningen die passen bij en rekening houden met de bedrijfsactiviteiten. Bepaal hierbij dus ook de typerende eigenschappen voor uw bedrijfsvastgoed voor het uitvoeren van uw activiteiten.
De intensieve zoektocht bij het huren van kantoren
De zoektocht naar passende kantoren kan een ingewikkeld en tijdrovend proces inhouden. Voor een goede matching bepaalt u zo goed mogelijk de noden en wensen van uw bedrijf. Zo levert de zoekopdracht ook best het gewenste resultaat op. Wanneer u uw bedrijf op meerdere locaties wenst te laten groeien, is een grondige expansiestrategie aangeraden. Eens alle wensen bepaald zijn waaraan de nieuwe kantoren dienen te voldoen, kan de zoektocht naar geschikt bedrijfsvastgoed van start gaan. Met een grondige bepaling van uw noden en een uitgebreide beschrijving van uw wensen, gaat men gericht op zoek naar het perfecte pand. Het vinden van nieuwe kantoren te huur die aan uw noden voldoen, is een belangrijke ingrijpende stap in de evolutie en groei van uw bedrijf. Het is dan ook aan te raden om doordacht te werk te gaan in uw zoektocht naar het huren van kantoren.
Het belang van een correcte inschatting van de kosten
Met onze ervaring vinden wij gegarandeerd het bedrijfsvastgoed dat maximaal aan de noden van uw bedrijf voldoet en geven wij u deskundig advies rond de geschatte kosten bij eventuele aanpassingswerken. Bij deze transacties kan u zich verder beroepen op uw raadgevers op gebied van onder meer financiering en boekhouding.
Sterk onderhandelen bij het huren van kantoren
Eens de keuze gemaakt is, is het tijd voor de onderhandelingsfase met een ontmoeting tussen huurder en verhuurder of tussen koper en verkoper. Met ruime ervaring en deskundigheid begeleidt Key Estate hierbij beide partijen. Daarnaast staan wij u bij de transactie bij in alle administratie zoals het voorzien van de nodige documenten, verificaties, vergunningen en attesten. Eens de overeenkomst gemaakt is, kan de hulp van een gespecialiseerd vastgoedadvocaat u door het proces leiden en u te helpen de leaseopties volledig te begrijpen. Eens u het leasecontract bent aangegaan, kan de inrichting van start gaan. Het proces dat komt kijken bij het kopen of huren van kantoren is dan bijna afgerond.
Na de inrichting is het tijd voor de verhuis
Bij het huren van nieuwe kantoren of kopen van nieuwe kantoren, hoort ten slotte ook een bedrijfsverhuis. Het is van belang deze verhuis zo vlot mogelijk te laten verlopen. Om een vlotte verhuis te realiseren, kan het goed zijn hierbij een verantwoordelijke aan te duiden per afdeling zodat elk projectteam een goede coördinatie verwezenlijkt. Bij het opmaken van een inventarisatie en balans wordt nagegaan of alle medewerkers ook mee zullen verhuizen gezien de mogelijke impact. Tenzij het gaat om een bijkomende vestiging waarvoor extra aanwervingen zullen plaatsvinden uiteraard. Verder is het ook van belang om de medewerkers op de hoogte te houden rond die verhuis. Door te zorgen voor een goede communicatie naar en betrokkenheid van de medewerkers, zullen zij zich meer gewaardeerd voelen en meer geëngageerd zijn bij de verhuis. Zo wordt de verhuis naar de nieuwe kantoren vast een succesverhaal. Vergeet hierbij ook uw ander zakenrelaties niet tijdig op de hoogte te brengen. Veel om aan te denken, maar niets waar Key Estate niet aan gedacht heeft voor u.